Partir du cadre officiel
La CNIL indique que la prospection auprès de professionnels peut s'appuyer sur l'intérêt légitime lorsque la sollicitation est en rapport avec leur profession. La personne doit être informée et pouvoir s'opposer simplement et gratuitement. Chaque message doit identifier l'annonceur et permettre le refus des prochaines sollicitations. Les règles ne se résument donc pas à « une adresse professionnelle autorise l'envoi ».
Le suffixe Gmail ou le nom de domaine d'entreprise ne suffisent pas, à eux seuls, à déterminer le régime applicable. Examinez le destinataire, la finalité et les circonstances du traitement.
Documenter la décision de contacter
Pour chaque segment, décrivez le service proposé, la fonction concernée et la raison précise du contact. Conservez cette fiche avec la version du message. Si vous ne pouvez pas expliquer le lien professionnel, arrêtez la préparation et faites examiner le cas. La personnalisation du texte ne remplace pas cette analyse.
- Inventorier les champs collectés et leur utilité réelle.
- Identifier la source, la date de collecte et les fournisseurs éventuels.
- Rédiger l'information relative au traitement, avec un point de contact.
- Prévoir le traitement des demandes d'exercice des droits.
- Définir une règle de conservation et de suppression adaptée.
Cette liste sert au contrôle opérationnel. Elle ne constitue pas une analyse juridique complète et n'accorde aucune autorisation de campagne.
Tester l'opposition de bout en bout
Selon la CNIL, une liste repoussoir permet de respecter durablement l'opposition, y compris lorsque les coordonnées reviennent par une autre source. Limitez les données conservées à cette finalité.
Faites un essai avec une adresse de test appartenant à votre équipe : envoi, refus, prise en compte dans le CRM, nouvelle importation puis vérification du blocage. Contrôlez les séquences programmées, les fichiers des prestataires et les autres expéditeurs utilisant la même campagne. Désigner un responsable évite qu'une demande reçue dans une boîte individuelle soit oubliée.
Exemple de fiche de contrôle
Une entreprise inventée, Atelier Delta, propose un logiciel de planification à des responsables d'exploitation. Sa fiche mentionne la source de chaque contact, le rôle visé, la version du texte d'information et le responsable chargé des refus. Une personne répond « retirez-moi de votre liste » : le contact est exclu avant toute relance et le test d'importation confirme son blocage. Cet exemple décrit un processus ; il ne démontre pas la licéité d'un traitement réel.
Contrôler les prestataires et la campagne
Demandez une description écrite de la collecte, des destinataires des données, des transferts éventuels, de la sécurité et du traitement des refus. Vérifiez vos engagements contractuels avant de transmettre un fichier. Une mention commerciale « conforme RGPD » ne suffit pas à répondre à ces questions. Faites examiner les situations incertaines par votre DPO ou un conseil compétent.
Conservez la fiche de contrôle avec les tests réalisés et corrigez les écarts avant le lancement. La délivrabilité et la conformité sont deux contrôles distincts : une acceptation technique par un serveur ne valide pas le traitement de données.
Examiner un accompagnement ToClose
Si vous souhaitez confier les premiers contacts à une équipe, consultez notre service de prospection téléphonique B2B, puis les modalités et tarifs. La page résultats et périmètres des références précise ce qui est documenté ; les exemples fictifs de cet article ne sont pas des références clients.
Questions fréquentes
Une adresse professionnelle suffit-elle à autoriser un cold email ?
Non. Le contexte, le lien avec la profession, l'information du destinataire et la possibilité d'opposition doivent notamment être examinés selon le cadre applicable.
Que vérifier après un refus ?
Contrôlez que les relances sont arrêtées, que les prestataires prennent le refus en compte et qu'une réimportation ne réactive pas le contact.